Einfach zu bedienende Funktionen unterstützen Sie in Ihrem Arbeitsumfeld
Funktionen für die einzelnen Anwendungsgebiete
Allgemeine Funktionen
Webbasierte Anwendung und mobile Web-App
Personalisierte Anzeige von Informationen auf der Startseite
Flexibel konfigurierbare Startseite mit der Anzeige von News
Umfangreiche Workflow-Funktionen
Rich Text Editor mit umfangreichen Textformatierungen für Schrift, Bilder, Videos etc. für Prozesse, Vorgänge und Wissensbasis
Kataloge und Kontaktverwaltung mit Import-Funktion (CSV / XLS)
Rest-Schnittstelle für Kataloge (Direkte API-Anbindung oder Zapier-Anbindung)
Reporting-Funktionen mit Diagrammen und Listen für Prozesse, Dokumente und Vorgänge und Teilen von Reports mit anderen Anwendern
Volltextsuche mit Autovervollständigung
Lese- und Bearbeitungsrechte
SAML 2.0 – Unterstützung (Security Assertion Markup Language) für die Authentifizierung (Single Sign On) von Benutzern in der Cloud-Anwendung.
Single Sign-On mit MS Azure und Benutzerabgleich und Übernahme von Organisationseinheiten mit MS Azure Active Directory (AD) möglich
Bei Cloud-Lösung enthalten, bei On-Premises optional
Als Sicherheitseinstellung ist bei der Cloud-Anwendung einstellbar, welche IP-Adressen (IP-Filter) auf die Anwendung zugreifen dürfen.
Import von Benutzern und Org.-Einheiten
Mehrsprachige Oberfläche
Automatische Übersetzung – Vorschläge für die Übersetzung von Inhalten für verfügbare Sprachen bei DeepL (Voraussetzung ist ein DeepL API-Account)
Internationales Format für Datum und Uhrzeit zentral für die Anwendung einstellbar
Einstellbare Unternehmens-Farbe und -Logo im Anwendungskopf
Mobile Web-App für Prozessbeschreibungen, Dokumente und Vorgänge
Prozessmanagement
Modellierung von Prozessen und Prozesslandkarten direkt im Browser
Unterstützt die BPMN-Notation und die Modellierung mit Swimlanes
Horizontale und vertikale Modellierung
Definition von Templates bzw. Layoutvorlagen für Prozessmodelle
Konfigurierbare Symbol-Palette
Definition von Standard-Layouts für Shapes
Einfügen von benutzerdefinierten Shapes / Symbole als Grafik
Verknüpfen von Prozessen und Aufgaben mit Org.-Einheiten und Rollen
Abbildung von Prozesshierarchien und Verlinkung von Prozessmodellen
Wiederverwendbarkeit von gespeicherten Objekten (ähnlich wie ein Glossar)
Kopieren von Objekten
Automatische Nummerierung der Aufgaben im Prozessmodell
Automatische Prüfung von Inputs und Outputs (Konsistenzprüfung)
Vielseitige Abdeckung von Regelwerken und Normen
Ausrichtungslinien erleichtern die Modellierung
Generierung von Prozessbeschreibungen aus dem Prozessmodell
Für das schnelle Einfügen von Symbolen zeigen Minisymbole die nächsten Prozessschritte
Darstellung aller erforderlichen Informationen wie Verantwortliche, Dokumente, Normen,
Kennzahlen, Inputs, Outputs, Risiken etc. zum Prozess
Artefakte wie Datenobjekte, Dokumente, Kennzahlen und Risiken sind neben der Darstellung
im Prozessmodell auch in den Eigenschaften der Aufgaben darstellbar
Videos können hochgeladen oder verlinkt werden
Zentrale Kataloge für Normen, Begriffe und Abkürzungen
Freie Definition von benutzerdefinierten Feldern
Simulation der Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten und Ermittlung der Prozesskosten
Import und Export von .bpmn Dateien und Prozessen
Prozesse können gesammelt als PDF exportiert werden
Versionierung von Prozessen
Grafischer Versionsvergleich und Anzeige von Änderungen
Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Prozessanwender
Freigabe-Workflow für das Einholen von Freigaben und für das automatisches Veröffentlichen von Prozessen
Zeitliche Befristung von Freigaben (Gültigkeitsdauer)
Zuordnung von RASCI-Verantwortlichkeiten im Prozessmodell und RASCI-Report
Report für die Anzeige von Wechselwirkungen (Inputs / Outputs)
Report über die Zuordnung von Normen und Anforderungen zu den Prozessen
Personalisierte Anzeige von Prozessen und gezielte Anzeige der Prozesse für die eigene Org.-Einheit und Rolle
Schnellzugriff auf Prozesse über Favoriten und zugeordnete Prozesse
Anzeige von neuen Prozessen auf der Startseite
Kennzahlenmanagement mit der Erfassung von Soll- und Ist-Werten von Kennzahlen. Bei Workflows können Ist-Kennzahlen automatisch erfasst werden.
Grafische Darstellung von Kennzahlen mit Ziel- und Grenzwerten
Individuelle und Standard-Reports mit Excel-Export-Funktion
Reports für Prozesse sind zeitgesteuert per E-Mail verteilbar und können mit anderen Anwendern geteilt werden.
Kommentarfunktion und Feedback-Workflow für Verbesserungen
Mehrsprachige Prozesse und Prozesse sind für einen Sprachendienst zu exportieren und zu importieren
Lese- und Bearbeitungsrechte für Prozesse pro Org.-Einheit und Gruppe mit einstellbarer Vererbung auf Untergruppen
Dokumentenmanagement
Check-In und Check-Out für das direkte Bearbeiten von Dokumenten
Erstellen von Dokumenten per Drag and Drop aus dem Windows Explorer auch mit automatischer Übernahme von mehreren Dokumenten
Dokumente als Anlage in der Datenbank oder als Hyperlink aufrufbar
Erstellen von Dokumentenordnern
Import von Metadaten von Dokumenten
Export von Dokumenten als ZIP-Datei
Automatische Nummerierung pro Dokumentenart
Individuelle Dokumentenarten definierbar
Benutzerdefinierte Felder für die Dokumenteneigenschaften
Dokumentenvorlagen mit Platzhaltern für Name, Version, Freigebenden etc.
Automatische Erzeugung von PDFs aus Word-Dateien
Versionsverwaltung
Versionsvergleich für word-basierte Dateianlangen
Veröffentlichen von Dokumenten ohne und mit Freigabe-Workflow
Freigabe-Workflow für das Einholen von Freigaben und für das automatisches Veröffentlichen von Dokumenten
Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumentenanwender
Volltextsuche auch innerhalb der Dokumente
Personalisierte Anzeige von Prozessen und gezielte Anzeige der Prozesse für die eigene Org.-Einheit und Rolle
Schnellzugriff auf Prozesse über Favoriten und zugeordnete Prozesse
Anzeige von neuen Prozessen auf der Startseite
Feedback-Workflow für Verbesserungen bei Dokumenten
Verwaltung von mehrsprachigen Dokumenten
Lese- und Bearbeitungsrechte für Ordner und Dokumente pro Org.-Einheit und Gruppe mit einstellbarer Vererbung auf Untergruppen
Organigramm
Organigramm-Erstellung mit Abbildung der Aufbauorganisation
Verwalten von Org.-Einheiten, Rollen und Personen
Anzeige von Personenfotos im Organigramm
Suche von Org.-Einheiten, Gruppen, Rollen und Personen
Anzeige von Unter-Organigrammen
Wissensbasis
Erfassung von Wissenseinträgen
Kategorisierung in Ordnern
Volltextsuche
Verlinkung von Einträgen und Kategorien
Mehrsprachige Anzeige von Wissenseinträgen
Lese- und Bearbeitungsrechte für Kategorien und Einträge
Workflow-Management
Einfaches Modellieren von Workflows
Freie Gestaltung und Konfiguration von Masken und Feldern
Dynamisches Einblenden von Feldern anhand von Regeln und Berechtigungen
Definition von Kalkulations- und Funktionsfeldern
Serielle und parallele Workflows
Manuelle (Ad hoc) und automatische Workflows
Import von Workflows
Vorgänge, Aufgaben und Freigaben werden pro Gruppe, Rolle und Benutzer transparent in einer Aufgabenliste angezeigt
Benachrichtigung bei neuen Vorgängen per E-Mail
Vorgängen und Aufgaben können an Gruppen, Rollen und Benutzer weitergeleitet werden
Eskalationsmanagement und Terminüberwachung
Erstellung von Vorgängen aus E-Mails
E-Mail-Client – Versenden und Empfangen von E-Mails zum Vorgang
Textbausteine für E-Mails
Verwaltung von Anlagen und Bildern und Dokumente als Anlage aus dem internen Dokumentenmanagement
Für Anforderungen aus dem Medizinbereich kann vor jeder elektronischen Signatur eine Passwortabfrage erfolgen.
Eingabe einer handschriftlichen Unterschrift möglich
Zugriff auf Kataloge beim Ausfüllen eines Vorgangs
Export von Listen und Vorgängen
Import von Vorgängen für die Altdatenübernahme
Import von Stammdaten per csv / xls (Excel) – Dateien wie Kontakte, Artikel, Auditfragen etc.
Vertreter-Funktion
Auswertungen für Vorgänge und Aufgaben
Individuelle Reports als Diagramm, Liste und Kreuztabelle und Standard-Reports
Reports sind zeitgesteuert automatisch per E-Mail verteilbar und können mit anderen Anwendern geteilt werden.
Die Listen, Werte und Grafiken sind nach MS Excel® exportierbar
Mehrsprachige Vorgangsfelder
Rechte pro Benutzer, Berechtigungsprofil (Rolle), Gruppe und Org.-Einheit für die Vorgangsbearbeitung
Workflow-Anwendungen
Optional
Optional
Optional
Optional
Optional
Optional
Optional
Zusatzmodule
Word Report Designer
- Definition von individuellen Ausdrucken und Berichten in MS Word. Über Platzhalter werden Felder automatisch aus der Datenbank gefüllt. Die Berichte werden direkt im System aufgerufen.
- Bei im Standard ausgelieferten Word Reports wird dieses Modul nur benötigt, wenn das Dokument geändert werden soll.
Optional
Excel Report Designer
- Erstellung von individuellen Reports mit Excel
- Excel-Reports können direkt im SmartProcess aufgerufen werden. Die Excel-Reports laden automatisch die Daten aus der Datenbank.
- Bei im Standard ausgelieferten Excel Reports wird dieses Modul nur benötigt, wenn der Report geändert werden soll.
Optional
Gantt-Diagramm
- Anzeige von Terminen aus einem Workflow-Vorgang als Gantt-Diagramm.
- Termine können durch Verschieben eines Zeitstrahls über das Gantt-Diagramm geändert werden.
- Anzeige eines Auditprogramms als Gantt-Diagramm
Optional
Audit-Trail für die Abdeckung von Medizin- und Pharma-Anforderungen
- Protokollierung beim Veröffentlichen, Zurückziehen und Löschen von Prozessen und Dokumenten
- Protokollierung von signierten Workflow-Schritten, die eine erneute Passworteingabe erfordern.
- Protokollierung bei der wiederholten falsche Passwort-Eingabe
Optional