Einfach zu bedienende Funktionen unterstützen Sie in Ihrem Arbeitsumfeld

Funktionen für die einzelnen Anwendungsgebiete

Allgemeine Funktionen

Webbasierte Anwendung und mobile Web-App

Personalisierte Anzeige von Informationen auf der Startseite

Flexibel konfigurierbare Startseite mit der Anzeige von News

Umfangreiche Workflow-Funktionen

Rich Text Editor mit umfangreichen Textformatierungen für Schrift, Bilder, Videos etc.  für Prozesse, Vorgänge und Wissensbasis

Kataloge und Kontaktverwaltung mit Import-Funktion (CSV / XLS)

Zentrale Reporting-Funktionen

Volltextsuche mit Autovervollständigung

Integration in MS SharePoint als Webpart und optionaler OpenSearch-Schnittstelle

Lese- und Bearbeitungsrechte

Single Sign On und Benutzerabgleich mit MS Active Directory oder bei einer Cloud-Lösung mit MS Azure AD möglich

Zusatzmodul AD / SSO

Import von Benutzern und Org.-Einheiten

Mehrsprachige Oberfläche

Automatische Übersetzung – Vorschläge für die Übersetzung von Inhalten für verfügbare Sprachen bei DeepL (Voraussetzung ist ein DeepL API-Account)

Einstellbare Unternehmens-Farbe und -Logo im Anwendungskopf

Prozessmanagement

Modellierung von Prozessen und Prozesslandkarten direkt im Browser

Unterstützt die BPMN-Notation und die Modellierung mit Swimlanes

Horizontale und vertikale Modellierung

Konfigurierbare Symbol-Palette

Definition von Standard-Layouts für Shapes

Einfügen von benutzerdefinierten Shapes / Symbole als Grafik

Verknüpfen von Prozessen und Aufgaben mit Org.-Einheiten und Rollen

Abbildung von Prozesshierarchien und Verlinkung von Prozessmodellen

Wiederverwendbarkeit von gespeicherten Objekten (ähnlich wie ein Glossar)

Kopieren von Objekten

Automatische Nummerierung der Aufgaben im Prozessmodell

Automatische Prüfung von Inputs und Outputs (Konsistenzprüfung)

Vielseitige Abdeckung von Regelwerken und Normen

Ausrichtungslinien erleichtern die Modellierung

Generierung von Prozessbeschreibungen aus dem Prozessmodell

Für das schnelle Einfügen von Symbolen zeigen Minisymbole die nächsten Prozessschritte

Darstellung aller erforderlichen Informationen wie Verantwortliche, Dokumente, Normen,
Kennzahlen, Inputs, Outputs, Risiken etc. zum Prozess

Artefakte wie Datenobjekte, Dokumente, Kennzahlen und Risiken sind neben der Darstellung
im Prozessmodell auch in den Eigenschaften der Aufgaben darstellbar

Videos können hochgeladen oder verlinkt werden

Zentrale Kataloge für Normen, Begriffe und Abkürzungen

Freie Definition von benutzerdefinierten Feldern

Simulation der Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten und Ermittlung der Prozesskosten

Export von Prozessmodellen als SVG-Grafik

Export und Import von Prozessen

Prozesse können gesammelt als PDF exportiert werden

Versionierung von Prozessen

Grafischer Versionsvergleich und Anzeige von Änderungen

Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Prozessanwender

Freigabe-Workflow für das Einholen von Freigaben und für das automatisches Veröffentlichen von Prozessen

Zeitliche Befristung von Freigaben (Gültigkeitsdauer)

Zuordnung von RASCI-Verantwortlichkeiten im Prozessmodell und RASCI-Report

Report für die Anzeige von Wechselwirkungen (Inputs / Outputs)

Report über die Zuordnung von Normen und Anforderungen zu den Prozessen

Personalisierte Anzeige von Prozessen und gezielte Anzeige der Prozesse für die eigene Org.-Einheit und Rolle

Schnellzugriff auf Prozesse über Favoriten und zugeordnete Prozesse

Anzeige von neuen Prozessen auf der Startseite

Kennzahlenmanagement mit der Erfassung von Soll- und Ist-Werten von Kennzahlen. Bei Workflows können Ist-Kennzahlen automatisch erfasst werden.

Grafische Darstellung von Kennzahlen mit Ziel- und Grenzwerten

Individuelle und Standard-Reports mit Excel-Export-Funktion

Reports für Prozesse sind zeitgesteuert per E-Mail verteilbar

Kommentarfunktion und Feedback-Workflow für Verbesserungen

Mehrsprachige Prozesse und Prozesse sind für einen Sprachendienst zu exportieren und zu importieren

Mobile Web-App für Prozessbeschreibungen

Lese- und Bearbeitungsrechte für Prozesse pro Org.-Einheit und Gruppe mit einstellbarer Vererbung auf Untergruppen

Dokumentenmanagement

Check-In und Check-Out für das direkte Bearbeiten von Dokumenten

Erstellen von Dokumenten per Drag and Drop aus dem Windows Explorer auch mit automatischer Übernahme von mehreren Dokumenten

Dokumente als Anlage in der Datenbank oder als Hyperlink aufrufbar

Erstellen von Dokumentenordnern

Import von Metadaten von Dokumenten

Export von Dokumenten als ZIP-Datei

Automatische Nummerierung pro Dokumentenart

Individuelle Dokumentenarten definierbar

Benutzerdefinierte Felder für die Dokumenteneigenschaften

Dokumentenvorlagen mit Platzhaltern für Name, Version, Freigebenden etc.

Automatische Erzeugung von PDFs aus Word-Dateien

Versionsverwaltung

Veröffentlichen von Dokumenten ohne und mit Freigabe-Workflow

Freigabe-Workflow für das Einholen von Freigaben und für das automatisches Veröffentlichen von Dokumenten

Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumentenanwender

Volltextsuche auch innerhalb der Dokumente

Personalisierte Anzeige von Prozessen und gezielte Anzeige der Prozesse für die eigene Org.-Einheit und Rolle

Schnellzugriff auf Prozesse über Favoriten und zugeordnete Prozesse

Anzeige von neuen Prozessen auf der Startseite

Feedback-Workflow für Verbesserungen bei Dokumenten

Verwaltung von mehrsprachigen Dokumenten

Mobile Web-App für die Anzeige von Dokumenten

Lese- und Bearbeitungsrechte für Ordner und Dokumente pro Org.-Einheit und Gruppe mit einstellbarer Vererbung auf Untergruppen

Organigramm

Organigramm-Erstellung mit Abbildung der Aufbauorganisation

Verwalten von Org.-Einheiten, Rollen und Personen

Anzeige von Personenfotos im Organigramm

Suche von Org.-Einheiten, Gruppen, Rollen und Personen

Anzeige von Unter-Organigrammen

Wissensbasis

Erfassung von Wissenseinträgen

Kategorisierung in Ordnern

Volltextsuche

Verlinkung von Einträgen und Kategorien

Mehrsprachige Anzeige von Wissenseinträgen

Lese- und Bearbeitungsrechte für Kategorien und Einträge

Workflow-Management

Einfaches Modellieren von Workflows

Freie Gestaltung und Konfiguration von Masken und Feldern

Definition von Kalkulations- und Funktionsfeldern

Serielle und parallele Workflows

Manuelle (Ad hoc) und automatische Workflows

Import von Workflows

Vorgänge, Aufgaben und Freigaben werden pro Gruppe, Rolle und Benutzer transparent in einer Aufgabenliste angezeigt

Benachrichtigung bei neuen Vorgängen per E-Mail

Vorgängen und Aufgaben können an Gruppen, Rollen und Benutzer weitergeleitet werden

Eskalationsmanagement und Terminüberwachung

Erstellung von Vorgängen aus E-Mails

E-Mail-Client – Versenden und Empfangen von E-Mails zum Vorgang

Textbausteine für E-Mails

Verwaltung von Anlagen und Bildern und Dokumente als Anlage aus dem internen Dokumentenmanagement

Für Anforderungen aus dem Medizinbereich kann vor jeder elektronischen Signatur eine Passwortabfrage erfolgen.

Eingabe einer handschriftlichen Unterschrift möglich

Zugriff auf Kataloge beim Ausfüllen eines Vorgangs

Export von Listen und Vorgängen

Import von Vorgängen für die Altdatenübernahme

Import von Stammdaten per csv / xls (Excel) – Dateien wie Kontakte, Artikel, Auditfragen etc.

Vertreter-Funktion

Auswertungen für Vorgänge und Aufgaben

Individuelle Reports als Diagramm, Liste und Kreuztabelle und Standard-Reports

Reports sind zeitgesteuert automatisch per E-Mail verteilbar

Die Listen, Werte und Grafiken sind nach MS Excel® exportierbar

Mehrsprachige Vorgangsfelder

Mobile Web-App für Vorgänge. Die mobile Web-App hat eine eingeschränkte Funktion zur webbasierten Desktop-Version.

Rechte pro Benutzer, Berechtigungsprofil (Rolle), Gruppe und Org.-Einheit für die Vorgangsbearbeitung

Zusatzmodule

Zusatzmodul AD /  SSO

  • Synchronisation von Benutzern mit dem MS Active Directory (AD) oder mit MS Azure AD bei einer Cloud-Lösung
  • Bei einer Cloud-Lösung ist die Authentifizierung über MS Azure möglich.
  • Bei einer On-Premises-Lösung ist die Authentifizierung über den Domain Controller möglich.

Optional

Word Report Designer

  • Definition von individuellen Ausdrucken und Berichten in MS Word. Über Platzhalter werden Felder automatisch aus der Datenbank gefüllt. Die Berichte werden direkt im System aufgerufen.
  • Bei im Standard ausgelieferten Word Reports wird dieses Modul nur benötigt, wenn das Dokument geändert werden soll.

Optional

Excel Report Designer

  • Erstellung von individuellen Reports mit Excel
  • Excel-Reports können direkt im SmartProcess aufgerufen werden. Die Excel-Reports laden automatisch die Daten aus der Datenbank.
  • Bei im Standard ausgelieferten Excel Reports wird dieses Modul nur benötigt, wenn der Report geändert werden soll.

Optional

Gantt-Diagramm

  • Anzeige von Terminen aus einem Workflow-Vorgang als Gantt-Diagramm.
  • Termine können durch Verschieben eines Zeitstrahls über das Gantt-Diagramm geändert werden.
  • Anzeige eines Auditprogramms als Gantt-Diagramm

Optional

Audit-Trail für die Abdeckung von Medizin- und Pharma-Anforderungen

  • Protokollierung beim Veröffentlichen, Zurückziehen und Löschen von Prozessen und Dokumenten
  • Protokollierung von signierten Workflow-Schritten, die eine erneute Passworteingabe erfordern.
  • Protokollierung bei der wiederholten falsche Passwort-Eingabe

Optional