Prozessautomatisierung mit SmartProcess: Welche Prozesse eignen sich am besten?
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Prozessautomatisierung nicht mehr nur ein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen jeder Größe. Durch den Einsatz von SmartProcess als Softwarelösung lassen sich Geschäftsabläufe optimieren, manuelle Fehler vermeiden und wertvolle Unternehmensressourcen gezielt nutzen. Doch nicht alle Prozesse sind gleichermaßen für die Automatisierung geeignet. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, welche Geschäftsabläufe sich besonders gut für die Prozessautomatisierung mit SmartProcess eignen und wie Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen können.
Die Stärken von SmartProcess im Überblick
SmartProcess ist eine innovative und intelligente Software für Geschäftsprozesse, die speziell für effizientes Qualitätsmanagement, digitale Workflows und Prozessoptimierung entwickelt wurde.
Die Software zeichnet sich durch folgende Kernfunktionen aus:
- BPMN-basierte Modellierung direkt im Web-Browser mit automatischer Validierung von Modellierungsregeln
- Integrierte Workflow-Funktionen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
- Leistungsstarke Volltextsuche für schnellen Zugriff auf Prozesse, Vorgänge und Dokumente
- Unterstützung der ISO 9001:2015 für effizientes Qualitätsmanagement
- Strukturierte Dokumentenverwaltung für alle prozessrelevanten Informationen
- Prozesslandkarten für eine übersichtliche Darstellung der Unternehmensstruktur
- Single Sign-On (SSO) für nahtlosen Zugang zur Software
Dank dieser Funktionen ist SmartProcess eine vielseitige und leistungsstarke Lösung zur Digitalisierung und Workflow-Automatisierung von Geschäftsabläufen.
Ideale Prozesse für die Automatisierung
1. Repetitive und regelbasierte Prozesse
Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen und klaren Regeln folgen, sind perfekte Kandidaten für die Automatisierung mit SmartProcess. Die Mini-Symbole im Prozess-Designer ermöglichen eine schnelle und einfache Modellierung solcher Abläufe. Dazu gehören zum Beispiel Genehmigungsworkflows. Standardisierte Freigabeprozesse für Urlaub, Onboarding, Spesen oder Bestellungen können durch den flexibel konfigurierbaren Freigabe-Workflow erheblich beschleunigt werden.
2. Dokumentenintensive Prozesse
Wo viele Dokumente im Spiel sind, bietet die strukturierte Dokumentenverwaltung von SmartProcess besonders große Vorteile, unter anderem bei:
- Vertragsmanagement: Automatisierte Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Verträgen mit integrierten Erinnerungsfunktionen für Verlängerungen oder Kündigungen.
- Kundenkorrespondenz per Mail: Standardschreiben und -antworten können automatisch generiert und versendet werden, was die Reaktionszeit verkürzt.
3. Qualitätsmanagement-Prozesse
Mit der gezielten Unterstützung der ISO 9001 eignet sich SmartProcess hervorragend für die Automatisierung von Qualitätsmanagement-Prozessen, wie:
- Audit-Management: Planung, Durchführung und Nachverfolgung von Audits können automatisiert werden.
- Maßnahmenmanagement: Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen können systematisch erfasst, zugewiesen und überwacht werden.
- Reklamationsmanagement: Beschwerden und Reklamationen können einfach und gesteuert bearbeitet werden.
- Dokumentenlenkung: Der Freigabe-Workflow steuert automatisiert die Prüfungen, Freigaben und die Veröffentlichung von Dokumenten.
Identifikation automatisierbarer Prozesse
Um herauszufinden, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen sich für die Automatisierung mit SmartProcess eignen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
- Prozessanalyse durchführen: Mit der Prozesslandkarten-Funktion von SmartProcess können Sie ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen visualisieren, Engpässe aufdecken und manuelle, zeitintensive Aufgaben identifizieren.
- Bewertungskriterien anwenden:
- Häufigkeit: Wie oft wird der Prozess durchgeführt?
- Komplexität: Folgt der Prozess klaren Regeln oder erfordert er komplexe Entscheidungen?
- Fehleranfälligkeit: Wie hoch ist das Risiko menschlicher Fehler?
- Ressourcenverbrauch: Wie viel Zeit und Personal bindet der Prozess aktuell?
- Modellierung und Simulation: Nutzen Sie die BPMN-Modellierung in SmartProcess, um potenzielle Automatisierungskandidaten zu modellieren und zu simulieren, bevor Sie sie implementieren.
- Priorisierung vornehmen: Beginnen Sie mit Prozessen, die einen hohen ROI versprechen — also solchen, die häufig ausgeführt werden, viel Zeit in Anspruch nehmen und gleichzeitig relativ einfach zu automatisieren sind.
Bei der Identifikation verbesserungswürdiger Prozesse ist besonders auf papierbasierte Abläufe zu achten. Ein typisches Anzeichen für Optimierungspotenzial sind ausgedruckte Formulare und „Laufzettel“, die unbeaufsichtigt durch das gesamte Unternehmen zirkulieren. Die Digitalisierung solcher Prozesse mit SmartProcess bietet nicht nur Zeitersparnis, sondern auch einen deutlich besseren Überblick darüber, wo sich welcher Vorgang gerade befindet. Die Nachverfolgbarkeit wird erheblich verbessert und Liegezeiten können signifikant reduziert werden.
Praktische Umsetzung mit SmartProcess
Die Implementierung automatisierter Prozesse mit SmartProcess ist dank der intuitiven Benutzeroberfläche besonders einfach:
- Prozessmodellierung: Nutzen Sie die Funktionen für die Modellierung mit den Mini-Symbolen im Prozess-Designer, um Ihre Prozesse schnell und einfach zu modellieren. Ziehen Sie einfach ein Mini-Symbol als neues Objekt, und der Verbinder wird automatisch angezeigt.
- Workflow-Konfiguration: Konfigurieren Sie einen Workflow für die Automatisierung entsprechend Ihren Anforderungen. Der Workflow steuert automatisiert oder teilautomatisiert den Prozess.
- Testen und Optimieren: Nutzen Sie den grafischen Versionsvergleich, um Änderungen zur Vorversion auf einen Blick zu erkennen und Ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern.
- Ausrollen: Veröffentlichen Sie den automatisierten Prozess — er ist sofort im Web-Browser für alle berechtigten Mitarbeiter sichtbar.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der digitalen Prozessführung ist die Möglichkeit des detaillierten Reportings. Denn erst wenn Prozesse digital durchgeführt werden, können sie auch umfassend ausgewertet werden. SmartProcess bietet umfangreiche Analyse- und Reporting-Funktionen, mit denen Sie Durchlaufzeiten, Engpässe und Optimierungspotenziale identifizieren können. Diese datengestützte Herangehensweise ermöglicht kontinuierliche Prozessverbesserungen und fundierte Entscheidungen auf Basis echter Kennzahlen statt Vermutungen.
Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung
Nicht jeder Prozess ist unbedingt optimal für die Automatisierung geeignet. Folgende Aspekte sollten beachtet werden:
- Prozesse mit hohem Kreativitätsanteil oder solche, die ein tiefes Verständnis des Kontextes erfordern, bleiben weiterhin menschlichen Mitarbeitern vorbehalten.
- Stark variierende Prozesse mit vielen Ausnahmen können schwieriger zu automatisieren sein und erfordern möglicherweise zusätzliche Anpassungen oder ein sehr komplexes Prozessmodell.
Change-Management ist entscheidend: Die Mitarbeiter müssen in die Veränderung eingebunden werden und verstehen, wie sie von der Automatisierung profitieren können. Die übersichtliche Darstellung der Prozesse in SmartProcess hilft dabei, die Akzeptanz zu erhöhen.
Fazit: Der richtige Mix macht's
Die Kunst erfolgreicher Prozessautomatisierung mit SmartProcess liegt nicht darin, möglichst viele Prozesse zu automatisieren, sondern die richtigen. Eine gelungene Automatisierungsstrategie kombiniert die Stärken der Technologie mit den Stärken Ihrer Mitarbeiter.
SmartProcess bietet durch seine benutzerfreundliche Oberfläche, die BPMN-Notation und die integrierten Workflow-Funktionen die ideale Grundlage für eine schrittweise Erweiterung Ihrer Workflow- und Prozessautomatisierung. Beginnen Sie mit klar definierten, wiederkehrenden Prozessen und bauen Sie darauf auf. Jeder erfolgreich automatisierte Prozess bringt wertvolle Erkenntnisse und hilft Ihnen, Ihre Automatisierungsstrategie gezielt weiterzuentwickeln.
Dank der personalisierten Ansicht behalten Ihre Mitarbeiter stets den Überblick über ihre Aufgaben und relevante Informationen. Der Single Sign-On (SSO) sorgt zudem für einen nahtlosen Zugang zur Software, sodass Ihre Mitarbeiter ohne zusätzliche Anmeldung sofort mit der Arbeit beginnen können.
Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und Ihr Unternehmen digital zukunftssicher zu machen? Machen Sie den ersten Schritt zur digitalen Transformation – testen Sie SmartProcess kostenlos!
