- Webbasierte Anwendung und mobile Web-App
- Personalisierte Anzeige von Informationen auf der Startseite
- Flexibel konfigurierbare Startseite mit der Anzeige von News
- Umfangreiche Workflow-Funktionen
- Rich Text Editor mit umfangreichen Textformatierungen für Schrift, Bilder, Videos etc. für Prozesse, Vorgänge und Wissensbasis
- Kataloge und Kontaktverwaltung mit Import-Funktion (CSV / XLS)
- Reporting-Funktionen mit Diagrammen und Listen für Prozesse, Dokumente und Vorgänge und Teilen von Reports mit anderen Anwendern
- Volltextsuche mit Autovervollständigung
- Lese- und Bearbeitungsrechte
- SAML 2.0 – Unterstützung (Security Assertion Markup Language) für die Authentifizierung (Single Sign On) von Benutzern in der Cloud-Anwendung.
- Single Sign-On mit MS Azure und Benutzerabgleich und Übernahme von Organisationseinheiten mit MS Azure Active Directory (AD) möglich
- Als Sicherheitseinstellung ist bei der Cloud-Anwendung einstellbar, welche IP-Adressen (IP-Filter) auf die Anwendung zugreifen dürfen.
- Import von Benutzern und Org.-Einheiten
- Als Sicherheitseinstellung ist bei der Cloud-Anwendung einstellbar, welche IP-Adressen (IP-Filter) auf die Anwendung zugreifen dürfen.
- Mehrsprachige Oberfläche
- Automatische Übersetzung – Vorschläge für die Übersetzung von Inhalten für verfügbare Sprachen bei DeepL (Voraussetzung ist ein DeepL API-Account)
- Internationales Format für Datum und Uhrzeit zentral für die Anwendung einstellbar
- Einstellbare Unternehmens-Farbe und -Logo im Anwendungskopf
- Audit-Trail für die Protokollierung beim Veröffentlichen, Zurückziehen und Löschen von Prozessen und Dokumenten, von signierten Workflow-Schritten und von wiederholter falscher Passwort-Eingabe
- Mobile Web-App für Prozessbeschreibungen, Dokumente und Vorgänge
Webbasierte Anwendung und mobile Web-App
Personalisierte Anzeige von Informationen auf der Startseite
Flexibel konfigurierbare Startseite mit der Anzeige von News
Umfangreiche Workflow-Funktionen
Rich Text Editor mit umfangreichen Textformatierungen für Schrift, Bilder, Videos etc. für Prozesse, Vorgänge und Wissensbasis
Kataloge und Kontaktverwaltung mit Import-Funktion (CSV / XLS)
Reporting-Funktionen mit Diagrammen und Listen für Prozesse, Dokumente und Vorgänge und Teilen von Reports mit anderen Anwendern
Volltextsuche mit Autovervollständigung
Lese- und Bearbeitungsrechte
SAML 2.0 – Unterstützung (Security Assertion Markup Language) für die Authentifizierung (Single Sign On) von Benutzern in der Cloud-Anwendung.
Single Sign-On mit MS Azure und Benutzerabgleich und Übernahme von Organisationseinheiten mit MS Azure Active Directory (AD) möglich
Als Sicherheitseinstellung ist bei der Cloud-Anwendung einstellbar, welche IP-Adressen (IP-Filter) auf die Anwendung zugreifen dürfen.
Import von Benutzern und Org.-Einheiten
Mehrsprachige Oberfläche
Automatische Übersetzung – Vorschläge für die Übersetzung von Inhalten für verfügbare Sprachen bei DeepL (Voraussetzung ist ein DeepL API-Account)
Internationales Format für Datum und Uhrzeit zentral für die Anwendung einstellbar
Einstellbare Unternehmens-Farbe und -Logo im Anwendungskopf
Mobile Web-App für Prozessbeschreibungen, Dokumente und Vorgänge
- Modellierung von Prozessen und Prozesslandkarten direkt im Browser
- Unterstützt die BPMN-Notation und die Modellierung mit Swimlanes
- Automatische Validierung von Modellierungsregeln
- Horizontale und vertikale Modellierung
- Definition von Templates bzw. Layoutvorlagen für Prozessmodelle
- Konfigurierbare Symbol-Palette
- Definition von Standard-Layouts für Shapes
- Einfügen von benutzerdefinierten Shapes / Symbole als Grafik
- Verknüpfen von Prozessen und Aufgaben mit Org.-Einheiten und Rollen
- Abbildung von Prozesshierarchien und Verlinkung von Prozessmodellen
- Wiederverwendbarkeit von gespeicherten Objekten (ähnlich wie ein Glossar)
- Kopieren von Objekten
- Automatische Nummerierung der Aufgaben im Prozessmodell
- Automatische Prüfung von Inputs und Outputs (Konsistenzprüfung)
- Vielseitige Abdeckung von Regelwerken und Normen
- Ausrichtungslinien erleichtern die Modellierung
- Generierung von Prozessbeschreibungen aus dem Prozessmodell
- Für das schnelle Einfügen von Symbolen zeigen Minisymbole die nächsten Prozessschritte
- Darstellung aller erforderlichen Informationen wie Verantwortliche, Dokumente, Normen, Kennzahlen, Inputs, Outputs, Risiken etc. zum Prozess
- Artefakte wie Datenobjekte, Dokumente, Kennzahlen und Risiken sind neben der Darstellung im Prozessmodell auch in den Eigenschaften der Aufgaben darstellbar
- Videos können hochgeladen oder verlinkt werden
- Zentrale Kataloge für Normen, Begriffe und Abkürzungen
- Freie Definition von benutzerdefinierten Feldern
- Simulation der Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten und Ermittlung der Prozesskosten
- Import und Export von .bpmn Dateien und Prozessen
- Prozesse können gesammelt als PDF exportiert werden
- Versionierung von Prozessen
- Grafischer Versionsvergleich und Anzeige von Änderungen
- Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Prozessanwender
- Freigabe-Workflow für das Einholen von Freigaben und für das automatisches Veröffentlichen von Prozessen
- Einholen von Lesebestätigungen von Prozessanwendern
- Zeitliche Befristung von Freigaben (Gültigkeitsdauer)
- Zuordnung von RASCI-Verantwortlichkeiten im Prozessmodell und RASCI-Report
- Report für die Anzeige von Wechselwirkungen (Inputs / Outputs)
- Report über die Zuordnung von Normen und Anforderungen zu den Prozessen
- Personalisierte Anzeige von Prozessen und gezielte Anzeige der Prozesse für die eigene Org.-Einheit und Rolle
- Schnellzugriff auf Prozesse über Favoriten und zugeordnete Prozesse
- Anzeige von neuen Prozessen auf der Startseite
- Kennzahlenmanagement mit der Erfassung von Soll- und Ist-Werten von Kennzahlen. Bei Workflows können Ist-Kennzahlen automatisch erfasst werden.
- Grafische Darstellung von Kennzahlen mit Ziel- und Grenzwerten
- Individuelle und Standard-Reports mit Excel-Export-Funktion
- Reports für Prozesse sind zeitgesteuert per E-Mail verteilbar und können mit anderen Anwendern geteilt werden.
- Kommentarfunktion und Feedback-Workflow für Verbesserungen
- Mehrsprachige Prozesse und Prozesse sind für einen Sprachendienst zu exportieren und zu importieren
- Lese- und Bearbeitungsrechte für Prozesse pro Org.-Einheit und Gruppe mit einstellbarer Vererbung auf Untergruppen
- Check-In und Check-Out für das direkte Bearbeiten von Dokumenten
- Erstellen von Dokumenten per Drag and Drop aus dem Windows Explorer auch mit automatischer Übernahme von mehreren Dokumenten
- Dokumente als Anlage in der Datenbank oder als Hyperlink aufrufbar
- Erstellen von Dokumentenordnern
- Import von Metadaten von Dokumenten
- Export von Dokumenten als ZIP-Datei
- Automatische Nummerierung pro Dokumentenart
- Individuelle Dokumentenarten definierbar
- Benutzerdefinierte Felder für die Dokumenteneigenschaften
- Dokumentenvorlagen mit Platzhaltern für Name, Version, Freigebenden etc.
- Automatische Erzeugung von PDFs aus Word-Dateien
- Versionsverwaltung
- Versionsvergleich für word-basierte Dateianlangen
- Veröffentlichen von Dokumenten ohne und mit Freigabe-Workflow
- Freigabe-Workflow für das Einholen von Freigaben und für das automatisches Veröffentlichen von Dokumenten
- Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen an Dokumentenanwender
- Einholen von Lesebestätigungen von Dokumentenanwender
- Volltextsuche auch innerhalb der Dokumente
- Personalisierte Anzeige von Prozessen und gezielte Anzeige der Prozesse für die eigene Org.-Einheit und Rolle
- Schnellzugriff auf Prozesse über Favoriten und zugeordnete Prozesse
- Feedback-Workflow für Verbesserungen bei Dokumenten
- Verwaltung von mehrsprachigen Dokumenten
- Lese- und Bearbeitungsrechte für Ordner und Dokumente pro Org.-Einheit und Gruppe mit einstellbarer Vererbung auf Untergruppen
- Organigramm-Erstellung mit Abbildung der Aufbauorganisation
- Verwalten von Org.-Einheiten, Rollen und Personen
- Anzeige von Personenfotos im Organigramm
- Suche von Org.-Einheiten, Gruppen, Rollen und Personen
- Anzeige von Unter-Organigrammen
- Erfassung von Wissenseinträgen
- Kategorisierung in Ordnern
- Volltextsuche
- Verlinkung von Einträgen und Kategorien
- Mehrsprachige Anzeige von Wissenseinträgen
- Lese- und Bearbeitungsrechte für Kategorien und Einträge
- Einfaches Modellieren von Workflows
- Freie Gestaltung und Konfiguration von Masken und Feldern
- Dynamisches Einblenden von Feldern anhand von Regeln und Berechtigungen
- Definition von Kalkulations- und Funktionsfeldern
- Serielle und parallele Workflows
- Manuelle (Ad hoc) und automatische Workflows
- Import von Workflows
- Vorgänge, Aufgaben und Freigaben werden pro Gruppe, Rolle und Benutzer transparent in einer Aufgabenliste angezeigt
- Benachrichtigung bei neuen Vorgängen per E-Mail
- Vorgängen und Aufgaben können an Gruppen, Rollen und Benutzer weitergeleitet werden
- Eskalationsmanagement und Terminüberwachung
- Erstellung von Vorgängen aus E-Mails
- E-Mail-Client – Versenden und Empfangen von E-Mails zum Vorgang
- Textbausteine für E-Mails
- Verwaltung von Anlagen und Bildern und Dokumente als Anlage aus dem internen Dokumentenmanagement
- Für Anforderungen aus dem Medizinbereich kann vor jeder elektronischen Signatur eine Passwortabfrage erfolgen.
- Eingabe einer handschriftlichen Unterschrift möglich
- Zugriff auf Kataloge beim Ausfüllen eines Vorgangs
- Export von Listen und Vorgängen
- Import von Vorgängen für die Altdatenübernahme
- Import von Stammdaten per csv / xls (Excel) – Dateien wie Kontakte, Artikel, Auditfragen etc.
- Vertreter-Funktion
- Auswertungen für Vorgänge und Aufgaben
- Individuelle Reports als Diagramm, Liste und Kreuztabelle und Standard-Reports
- Reports sind zeitgesteuert automatisch per E-Mail verteilbar und können mit anderen Anwendern geteilt werden.
- Die Listen, Werte und Grafiken sind nach MS Excel® exportierbar
- Mehrsprachige Vorgangsfelder
- Rechte pro Benutzer, Berechtigungsprofil (Rolle), Gruppe und Org.-Einheit für die Vorgangsbearbeitung
- Rechte pro Benutzer, Berechtigungsprofil (Rolle), Gruppe und Org.-Einheit für die Vorgangsbearbeitung
Optional
Word Report Designer
- Definition von individuellen Ausdrucken und Berichten in MS Word. Über Platzhalter werden Felder automatisch aus der Datenbank gefüllt. Die Berichte werden direkt im System aufgerufen.
- Bei im Standard ausgelieferten Word Reports wird dieses Modul nur benötigt, wenn das Dokument geändert werden soll.
Optional
Excel Report Designer
- Erstellung von individuellen Reports mit Excel
- Excel-Reports können direkt im SmartProcess aufgerufen werden. Die Excel-Reports laden automatisch die Daten aus der Datenbank.
- Bei im Standard ausgelieferten Excel Reports wird dieses Modul nur benötigt, wenn der Report geändert werden soll.
Optional
Gantt-Diagramm
- Anzeige von Terminen aus einem Workflow-Vorgang als Gantt-Diagramm.
- Termine können durch Verschieben eines Zeitstrahls über das Gantt-Diagramm geändert werden.
- Anzeige eines Auditprogramms als Gantt-Diagramm
