QM-Software SmartProcess (Qualitätsmanagement-Software)
Prozesse und Dokumente erstellen – Abläufe mit Workflows in der QM-Software automatisieren
SmartProcess ist die praxisbewährte Lösung für Qualitätsmanager, die ihre Qualitätsmanagement-Prozesse effizienter gestalten und digital abbilden möchten. Die leistungsstarke QM-Software vereint Funktionen für Prozessmanagement, Qualitätsmanagement, Reklamationsmanagement und Workflow-Steuerung in einem zentralen Tool. Mit SmartProcess modellieren Sie Unternehmensabläufe intuitiv und stellen diese Mitarbeitern strukturiert zur Verfügung. Das integrierte Dokumentenmanagement sorgt dabei für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Durch automatisierte Workflows gestalten Sie die Bearbeitung von Maßnahmen, Reklamationen oder Freigaben effizienter – und sichern die Einhaltung Ihrer Qualitätsanforderungen ab. SmartProcess unterstützt Sie aktiv bei der Umsetzung relevanter Normen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 13485. Für diese Normen stellen wir Ihnen praxiserprobte Musterprozesse zur Verfügung – ideal für Unternehmen, die ein normkonformes und zugleich agiles QM-System aufbauen oder verbessern möchten.
Mit SmartAI noch effizienter arbeiten
Prozesse schneller erstellen, Wissen gezielt prüfen und Informationen direkt finden.
Mit SmartAI erweitern Sie SmartProcess um praktische KI-Funktionen für Ihr Qualitäts- und Prozessmanagement: Erstellen Sie Prozesse mit KI, lassen Sie Wissensfragen für Lesebestätigungen automatisch mit KI generieren und finden Sie mit dem SmartAI Chatbot Informationen in Sekunden. Der Chatbot greift dabei auf Prozesse, Dokumente, Wiki und Hilfe zu und berücksichtigt die jeweiligen Zugriffsrechte. So reduzieren Sie manuellen Aufwand und stellen relevantes Wissen schneller bereit.
SmartProcess als Software für Qualitätsmanagement im Überblick
Transparente Prozesslandkarten
In der QM-Software SmartProcess können Sie Ihre Hauptprozesse transparent in einer Prozesslandkarte darstellen. Diese Abläufe sind automatisch mit den darunter liegenden Prozessen verknüpft. In den Prozesslandkarten der Qualitätsmanagement-Software SmartProcess werden Zusammenhänge sichtbar und das Verständnis für durchgängige Prozessabläufe wird verbessert.
Prozessmodellierung und einfacher Zugriff auf veröffentlichte Prozessbeschreibungen
Betriebsabläufe lassen sich mit der BPMN-Notation übersichtlich in der QM-Software modellieren und Zuständigkeiten über Swimlanes klar darstellen. Mit SmartProcess können Sie Prozesse strukturiert beschreiben und optimieren. Mit SmartAI lassen sich Prozesse zusätzlich auf Basis einer Beschreibung oder eines Dokuments mit KI erstellen und anschließend direkt in SmartProcess weiterbearbeiten.
In der Qualitätsmanagement-Software können Sie Kennzahlen definieren, Ist-Werte erfassen und Soll-Ist-Vergleiche übersichtlich auswerten. Personalisierte Ansichten zeigen Anwendern ihre relevanten Prozesse und informieren über Änderungen. Auch das Organigramm lässt sich zentral in SmartProcess verwalten.
Dokumente verwalten und mit einem Freigabe-Workflow in der QM-Software veröffentlichen
SmartProcess bietet im Rahmen eines digitalen Qualitätsmanagements umfassende Funktionen für die strukturierte Verwaltung und Freigabe von qualitätsrelevanten Dokumenten. Sie können Ihre Dokumente zentral erstellen, direkt im System per Check In / Check Out bearbeiten und im Rahmen eines nachvollziehbaren Freigabe-Workflows veröffentlichen. Die integrierte Versionierung sorgt für Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Auch Gültigkeiten lassen sich einfach steuern – bei Ablauf werden Sie automatisch benachrichtigt. Die QM-Software unterstützt zudem die konsistente Verknüpfung mehrsprachiger Dokumente, was insbesondere für international agierende Unternehmen entscheidend ist.
SmartProcess stellt sicher, dass alle Dokumente automatisch eine eindeutige Dokumentennummer erhalten und damit Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Normen wie ISO 9001 erfüllen. Personalisiert und rollenbasiert hat jeder Anwender im QM-System schnellen Zugriff auf die für ihn relevanten Inhalte. Mit SmartProcess verbessern Sie Ihre Dokumentenlenkung spürbar und legen den Grundstein für eine dauerhaft hohe Qualität in Ihrem Qualitätsmanagementsystem – unterstützt durch effiziente digitale Tools. Wie SmartProcess speziell bei der Umsetzung der ISO 9001 unterstützt, erfahren Sie auf unserer Detailseite zur ISO-9001-Software.
Lesebestätigung mit Wissensfragen – Verständnis prüfen
Mit der QM-Software können Sie Lesebestätigungen um gezielte Wissensfragen erweitern und so überprüfen, ob Prozesswissen wirklich verstanden und nicht nur zur Kenntnis genommen wurde.
Mit SmartAI lassen sich passende Wissensfragen zu Prozessen und Dokumenten automatisch mit KI generieren. Die Lesebestätigungen können automatisch durch den Freigabe-Workflow bei der Veröffentlichung neuer Prozesse und Dokumente ausgelöst oder jederzeit gezielt angefordert werden.
Audit, Maßnahmen, Prüfmittel, CAPA und Risikomanagement im Qualitätsmanagement
SmartProcess bietet Standard-Workflows für Audits, Maßnahmen, Prüfmittel, CAPA und Risikomanagement. Für die Planung von Audits steht Ihnen ein zentraler Fragenkatalog zur Verfügung. Die Fragen können einfach und schnell in der webbasierten Anwendung oder mobil in einer Web-App beantwortet werden. In der Qualitätsmanagement-Software können Sie durchgängig bei einer Feststellung direkt eine Maßnahme erstellen.
Die zentrale und integrierte Steuerung von Maßnahmen in der QM-Software ermöglicht gezielte Qualitätsverbesserungen. Mit den Workflow-Funktionen können Sie die Eingabemasken und den Bearbeitungsablauf flexibel gestalten. Für die Maßnahmen stehen umfangreiche Auswertefunktionen für Verbesserungen zur Verfügung.
Weitere Informationen zu den Themen Maßnahmen, CAPA, Prüfmittel, FMEA und Risikomanagement auf den Lösungsseiten:
Reklamationen als Workflow bearbeiten
Reklamationen und Beschwerden sind mit der QM-Software einfach und gesteuert zu bearbeiten. Sie können den Reklamationsprozess flexibel im Workflow-Designer an die Anforderungen Ihres Unternehmens und bestehende Normen anpassen. Eingabemasken sind individuell definierbar, um eine strukturierte und normgerechte Bearbeitung sicherzustellen. Standard-Workflows ermöglichen einen schnellen Einstieg und unterstützen ein effektives QMS.
In der Software für Qualitätsmanagement erstellen Sie gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität bei Reklamationen. Mit den integrierten E-Mail-Funktionen lassen sich direkt aus einer Reklamation Nachrichten an Kunden oder Lieferanten senden. Eingehende E-Mails werden automatisch den entsprechenden Fällen zugeordnet – ein effizientes Tool für eine lückenlose Dokumentation und Bearbeitung. SmartProcess bietet darüber hinaus umfangreiche Analysefunktionen, mit denen Unternehmen ihre Prozesse, Produkte und das gesamte QM-System kontinuierlich verbessern können – abgestimmt auf unternehmensspezifische Anforderungen und gesetzliche Vorgaben.
Schulungsbedarfe erkennen und Qualifikationen und Schulungen planen
Sie können Schulungsbedarfe mit der QM-Software einfach und transparent erkennen. Für jeden Mitarbeiter können Sie ein Qualifikationsprofil anlegen, in dem Sie alle Qualifikationen und Nachweise übersichtlich sehen können. Auch die Qualifikationsmatrix bietet eine sehr gute Übersicht. Automatisch sehen Sie die zugeordneten Vorgänge und Dokumente des Mitarbeiters in der Qualifikationsmatrix. Beim Mitarbeiter können Sie einfach bestätigen, ob die Qualifikation für die Ausführung der Prozesse vorliegt. Bei neuen Arbeitsabläufen und Dokumenten kann der Mitarbeiter auch selber bestätigen, ob er die Prozessbeschreibungen und Dokumente gelesen hat. Auch für das Thema Schulungsplanung und Schulungsdurchführung sind zahlreiche Funktionen in der Software für Qualitätsmanagement vorhanden.
Workflows bieten zahlreiche Möglichkeiten in der Qualitätsmanagement-Software
Mit der QM-Software SmartProcess können Sie flexibel heutige manuelle Abläufe automatisieren. Sie können Vorgänge und Genehmigungsabläufe wie beispielsweise Bedarfsmeldungen oder Schulungsanträge Online als Workflow durchführen und haben immer einen transparenten Überblick über alle Bearbeitungsstände. In der Qualitätsmanagement-Software sind die Eingabemasken und Arbeitsabläufe flexibel definierbar.
Die Workflow-Funktionen ermöglichen eine Automatisierung von vielen Geschäftsabläufen.
SmartProcess als QM-Software
Im Video sehen Sie die einfache Erstellung von Prozessen und Dokumenten in der Qualitätsmanagement-Software.
FAQ - Qualitätsmanagement-Software
Qualitätsmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, Qualitätsprozesse zu planen, umzusetzen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern – digital und nachvollziehbar.
Typische Funktionen einer QM-Software sind Dokumentenmanagement, Dokumentenlenkung, Auditmanagement, Risikomanagement, Reklamationsmanagement, Maßnahmenverfolgung (CAPA) und Prozessdokumentation.
SmartProcess unterstützt Unternehmen dabei, Qualitätsmanagement-Prozesse digital abzubilden, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Mit der QM-Software können Sie unter anderem Prozesse modellieren, Dokumente verwalten, Freigaben und Workflows automatisieren, Kennzahlen auswerten sowie Lesebestätigungen und Wissensfragen einsetzen. Mit SmartAI können Sie zusätzlich Prozesse mit KI erstellen, Wissensfragen automatisch generieren und mit dem SmartAI Chatbot Informationen aus Prozessen, Dokumenten, Wiki und Hilfe schnell finden.
SmartProcess unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung und Einhaltung gängiger Qualitätsnormen wie ISO 9001 oder ISO 13485 durch strukturierte Prozesse und dokumentierte Abläufe.
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