Workflow-Management-Software SmartProcess
Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit No-Code Workflows und einer flexiblen Workflow-Management-Software
Mit SmartProcess als Workflow-Management-Software können Sie flexibel Workflows konfigurieren und Ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren. SmartProcess ist ein einfaches und flexibles Workflow-Management-System (WFMS) für die Automatisierung und Steuerung von Vorgängen, Aufgaben, digitalen Formularen und Freigaben. Digitalisierte Geschäftsprozesse sind heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil und führen zu erheblichen Kosteneinsparungen und verbesserten Abläufen.
SmartProcess auf einen Blick
No-Code Workflows einfach gestalten – mit einer smarten Workflow-Management-Software für die Prozessautomatisierung
Der integrierte Prozess-Designer ermöglicht es Workflows in der Workflow Software einfach und benutzerdefiniert zu modellieren. Der Workflow und die digitalen Formulare sind einfach in der Workflow-Management-Software als No-Code Workflow definierbar, so dass jedem Unternehmen seine spezifischen Abläufe, Formulare und Felder für die Prozessautomatisierung zur Verfügung stehen.
Für viele Geschäftsabläufe sind Workflow-Templates vorhanden, die flexibel anpassbar sind und eine schnelle Einführung ermöglichen.
Digitale Formulare ohne Programmierung flexibel gestalten
Der integrierte Formulardesigner kombiniert eine herausragende Funktionalität mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche in der Workflow Software, um intuitiv Formulare ohne Programmierung zu gestalten. Mit unserem Drag and Drop Formulardesigner können Sie Elemente und Felder leicht für digitale Formulare platzieren und anpassen.
Aufgabenliste mit Terminübersicht
Die übersichtliche Aufgabenliste der Workflow-Management-Software zeigt alle Vorgänge und Aufgaben transparent an.
Zusätzlich zu einer Nachricht in der Workflow Software bekommen Bearbeiter auf Wunsch per E-Mail eine Nachricht über neue Vorgänge oder Aufgaben. Bearbeiter können Vorgänge direkt im SmartProcess oder per Link aus der E-Mail in einem Webformular öffnen.
Vorgänge und Aufgaben automatisieren mit einer flexiblen Workflow-Management-Software
Vorgänge können manuell oder automatisiert, z.B. durch Einlesen einer E-Mail in der Workflow Software erstellt werden.
Der Bearbeiter wird Schritt für Schritt durch die Bearbeitung eines Vorgangs geführt. Die den einzelnen Bearbeitungsschritten hinzugefügten Bearbeitungshinweise unterstützen bei der Erledigung der Aufgaben.
SmartProcess unterstützt für die Workflow-Automatisierung im Workflow-Management ablaufgebundene Aufgaben und die Erzeugung von Ad-hoc-Aufgaben.
Umfangreiche Auswertungen in der Workflow-Management-Software
Mit SmartProcess lassen sich umfangreiche Auswertungen individuell erzeugen und als Standardreports abspeichern. Es kann nach jedem Formularfeld und nach Status gefiltert werden. Standardreports können zeitgesteuert per E-Mail versendet werden, sodass die Bearbeiter Ihre Ergebnisse regelmäßig im Blick haben. Sie können die Reports auch mit anderen Anwendern teilen. Aus der Workflow-Management-Software sind die Reports nach MS Excel® exportierbar.
Mobile Web-App
Vorgänge, Aufgaben und Freigaben können Sie flexibel mit der mobilen Web-App bearbeiten. Die mobile Web-App bietet Ihnen eine optimale Oberfläche für Smartphones und Tablets für die Workflow-Automatisierung. Mit der Workflow-Management-Software SmartProcess haben Sie einen flexiblen Zugriff auf Ihre Geschäftsvorgänge. Mobil und im Büro haben Sie einen komfortablen Zugriff und sind immer gut informiert.
FAQ - Workflow-Management-Software
Eine Workflow-Management-Software ist ein System zur Automatisierung und Steuerung wiederkehrender, regelbasierter Arbeitsabläufe. Sie sorgt dafür, dass Aufgaben automatisch an zuständige Personen weitergeleitet, Fristen überwacht und Status transparent dokumentiert werden.
Typische Anwendungsfälle sind Genehmigungsprozesse, Rechnungsprüfungen, Urlaubsanträge, Onboarding-Prozesse, Änderungsanträge oder Reklamationsbearbeitung. Besonders geeignet sind strukturierte Abläufe mit klar definierten Entscheidungsschritten.
Workflow-Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten, minimiert Fehlerquellen, verkürzt Durchlaufzeiten und erhöht Transparenz. Unternehmen sparen Zeit und Kosten und können ihre Prozesse effizienter und transparenter steuern.
SmartProcess ermöglicht die grafische Definition von Workflows mit Rollen- und Berechtigungssteuerung. Vorgänge und Aufgaben werden automatisch zugewiesen, Eskalationen können definiert werden, und alle Prozessschritte sind dokumentiert und auswertbar.
Ja. Workflow-Management-Software kann über Schnittstellen mit ERP-, CRM- oder weiteren Systemen verbunden werden. Dadurch lassen sich Daten automatisiert übernehmen oder weitergeben.
Jeder Workflow-Schritt wird protokolliert. Statusverläufe, Zeitstempel und Verantwortlichkeiten sind dokumentiert und können für interne Auswertungen oder Audits genutzt werden.
Workflow-Software ist besonders geeignet für Unternehmen, die wiederkehrende administrative oder qualitätsrelevante Abläufe standardisieren und digitalisieren möchten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Wie lassen sich Geschäftsprozesse und Genehmigungen einfach digitalisieren?
Für Qualitätsmanager und prozessbeteiligte Personen, die manuelle Abläufe strukturieren und automatisieren möchten, bietet eine No-Code-Workflow-Management-Software wie SmartProcess einen praxisnahen Einstieg – ohne Programmierkenntnisse und ohne Abhängigkeit von Entwicklern.
Schneller Einstieg mit Muster-Workflows
Sowohl der Prozessablauf als auch die dazugehörigen digitalen Formulare und Eingabemasken lassen sich direkt im Web-Browser konfigurieren. Für gängige Abläufe wie Genehmigungsanträge, Änderungsanforderungen oder Freigabeprozesse stehen vorgefertigte Workflow-Templates in SmartProcess bereit, die sich mit wenigen Anpassungen auf den eigenen Prozess zuschneiden lassen. Alternativ kann ein Workflow vollständig nach individuellen Anforderungen neu definiert werden. Die Modellierung erfolgt auf Basis der BPMN-Notation – serielle und parallele Abläufe sind gleichermaßen abbildbar.
Geführte Vorgangsbearbeitung für alle Beteiligten
Ein zentraler Vorteil für prozessbeteiligte Personen: Der Workflow führt den Bearbeiter Schritt für Schritt durch den Vorgang. Gibt ein Endanwender beispielsweise einen Genehmigungsantrag oder eine Aufgabe in SmartProcess ein, wird ihm automatisch der nächste Arbeitsschritt angezeigt – so folgt jeder Beteiligte intuitiv dem roten Faden der Bearbeitung. Das reduziert Rückfragen, Fehler und Einarbeitungsaufwand erheblich.
Transparenz und Entlastung im Qualitätsmanagement und in der Organisation
Die automatisierte Steuerung von Vorgängen, Aufgaben und Freigaben bringt messbare Vorteile: Durchlaufzeiten bei Genehmigungen und Prüfprozessen verkürzen sich spürbar, Mitarbeitende werden durch klare Zuständigkeiten und automatische Weiterleitung entlastet, und eine zentrale Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Vorgänge erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen. Die strukturierte Bearbeitung in SmartProcess steigert dabei direkt die Produktivität. Für QM-relevante Abläufe – etwa CAPA, Auditmaßnahmen oder Reklamationsbearbeitung – schafft das die Grundlage für eine nachvollziehbare, regelkonforme Prozesssteuerung.
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