Was ist Prozessmanagement?
Das Prozessmanagement bietet einen Ansatz, bestehende Geschäftsprozesse hinsichtlich Ihrer Effektivität zu analysieren und anhand der gewonnenen Erkenntnisse zu optimieren. Im Prozessmanagement geht es im Einzelnen um die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Eine kontinuierliche Prüfung der Effektivität sowie der Effizienz von Prozessen führt zu den zentralen Fragen:
- Mache ich die richtigen Dinge? (Effektivität)
- Mache ich die Dinge richtig? (Effizienz)
Als Motivation des Prozessmanagements werden die Anforderungen der einzelnen Interessengruppen des Unternehmens betrachtet zu denen bspw. Kunden, Mitarbeiter oder Eigentümer zählen. Sie definieren eine Unternehmensstrategie, die durch den Einsatz des Prozessmanagements in jeden Prozess eingebunden wird und somit eine zielgerichtete Effizienz- und Effektivitätssteigerung bedeutet. Durch die Automatisierung von Teilschritten und durch die kontinuierliche Optimierung der Prozesse wird die Anpassung an sich verändernde Einflüsse im Prozess gewährleistet.
Ziele des Prozessmanagements
Ein elementarer Teil des Prozessmanagements ist die Definition und Darstellung von abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen, die eine prozessorientierte Zusammenarbeit ermöglichen. Die Gestaltung der Prozesse basiert jeweils auf Unternehmenszielen und auf konkreten Prozesszielen. Durch die so geschaffene Beschreibung wird einerseits die Stabilität der Prozesse gewährleitet und andererseits das Prozesswissen der Mitarbeiter gestärkt.
Weitere Ziele des Prozessmanagements sind:
- Reduzierung von Fehlerquellen und Risiken
- Abdeckung von externen Anforderungen und Normen
- Vermeidung von Informationsverlust in der Kommunikation von Arbeitsaufträgen
- Automatisierung von Prozessen
- Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen
- Kürzere Durchlaufzeiten
- Hohe Kundenzufriedenheit durch zuverlässige und schnelle Prozesse
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess stellt eine Kette von Teilaufgaben da, dessen Erfüllung einen Kundennutzen generiert. Ein Kundennutzen kann bspw. ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Information sein.
Dabei sind zwei Arten von Kunden zu unterscheiden. Einerseits der interne Kunde, der interne Lieferungen weiterverarbeitet, um erfolgreich einen Kundennutzen für externe Kunden zu erzeugen. Der externe Kunde ist der Endverbraucher.
Welche Anforderungen haben die internen und externen Kunden?
Der externe Kunde stellt primäre Anforderungen an die Prozesse, Leistungen und Produkte. Qualität, Zuverlässigkeit und Flexibilität sind hier vorrangig zu nennen. Er beurteilt die gesamte unternehmensinterne Prozesskette anhand der zugrundeliegenden Ware.
Der interne Kunde stellt seine Anforderungen an den vorherigen Teilschritt des Prozesses. Wenn bspw. die Produktion unwirtschaftlich produziert, kann der Vertrieb keine wettbewerbsfähigen Preise anbieten. Somit ist seine Anforderung, eine möglichst hohe Wirtschaftlichkeit der vorangegangenen Teilschritte.
Was ist der Input und Output eines Prozesses?
Der Prozessablauf im Prozessmanagement hat stets einen Input und einen Output. Der Kunde eines Prozesses erhält somit den Output des vorgelagerten Prozessschritts. Als Input werden Informationen, Daten oder Materialien in den Prozess gegeben, um im Prozess verändert zu werden. Es entsteht wieder ein Output, der im nachfolgenden Prozessschritt bearbeitet wird.
Bevor ein Prozess definiert wird, sollte vorher der erwartete Output genau bekannt sein. Es ist wichtig, vorher zu definieren, welche Ziele wichtig sind, um diesen Output zu erzeugen. So können bspw. bei einem Prozess die Wirtschaftlichkeit im Vordergrund stehen und bei einem anderen Prozess die Sicherheit oder Schnelligkeit.
Wer ist verantwortlich für den Prozess?
Für jeden Prozess wird ein Prozessverantwortlicher ernannt, er ist für den optimalen Ablauf des Prozesses, abteilungsübergreifend verantwortlich. Im Regelfall wird der Prozessverantwortliche durch das Qualitätsmanagement unterstützt.
Wie wird das Prozessmanagement eingeführt?
Als erstes werden bei einem neuen Projekt im Prozessmanagement die Hauptprozesse identifiziert und den Prozessverantwortlichen zugeordnet. Die Prozessverantwortlichen gestalten auf Basis der Ziele zusammen mit Experten den Prozess. Bei der Gestaltung sind neben den Zielen auch externe Anforderungen und Normen zu berücksichtigen.
Die Modellierung wird auch häufig von einem Mitarbeiter aus der Prozessorganisation oder aus dem Qualitätsmanagement vorgenommen. Über die erstellten Prozessbeschreibungen sehen die Mitarbeiter transparent, welche Arbeitsschritte wie durchgeführt werden. Nach der Gestaltung wird der Prozess über einen Freigabeprozess geprüft, freigegeben und veröffentlicht.
Die Prozessdokumentation zeigt auch die Wechselwirkungen zwischen den Prozessen im Unternehmen, um durchgängige Prozesse zu gewährleisten. Bei Änderungen von einzelnen Prozessen wird so die Auswirkung auf andere Prozesse im Unternehmen veranschaulicht und es wird eine hohe Flexibilität erreicht.
Neben der Dokumentation ist die Definition von Kennzahlen und Initiierung von Verbesserungen Bestandteil bei der Einführung.
Welche Kennzahlen steuern den Prozess?
Die Steuerung des Prozesses und die Verfolgung der Prozessergebnisse finden im Prozessmanagement über Kennzahlen statt. Daher werden für jeden Geschäftsprozess Kennzahlen definiert, dessen Ist-Werte regelmäßig erfasst werden. Die Prozessergebnisse dienen wieder als Basis für kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen.
Welche Ressourcen bzw. Hilfsmittel (Gerätschaften, IT-Systeme etc.) sind erforderlich?
Welche Ressourcen bzw. Hilfsmittel (Gerätschaften, IT-Systeme etc.) sind erforderlich?
Um einen Prozess auszuführen, sind Ressourcen erforderlich. In den Prozessbeschreibungen werden diese Ressourcen dargestellt. Beim Einsatz einer Prozessmanagement Software kann der Anwender transparent auswerten, welche Ressourcen und IT-Systeme in welchen Prozessen und bei welchen Arbeitsschritten erforderlich sind.
PDCA-Zyklus
Im Kontext des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wird häufig der PDCA-Zyklus erwähnt. Er geht zurück auf den Mathematiker Willian Edwards Deming und beschreibt einen Problemlösungsprozess, der sich in vier aufeinander folgende Phasen gliedert. Die Phasen werden regelmäßig als Kreislauf wiederholt.
Plan (Planen)
Das Thema Plan (Planen) beinhaltet die Planung von Arbeitsschritten und Ziele, um eine Basis für Verbesserungen zu bekommen und um stabile Prozesse zu ermöglichen.
Do (Ausführen)
Die Planungen und die zu erfolgenden Maßnahmen zur Zielerreichung werden ausgeführt.
Check (Überprüfen)
In diesem Schritt erfolgt eine Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen und der Erreichung der Zielsetzung. Es werden Kennzahlen erhoben die den Ist-Zustand der Zielerreichung abbilden.
Act (Optimieren)
Es erfolgt eine Evaluierung der Ergebnisse anhand der zuvor ermittelten Ist- und Soll-Werte. Auf Basis der Ist-Kennzahlen und Erfahrungen bei der Durchführung werden Verbesserungen initiiert. Es erfolgt eine kontinuierliche Beurteilung des Erfolges.